みなさんこんにちは！
やまざきです。
・もっと楽に仕事するための仕事のやり方を知りたい…
・仕事のスピードをあげるために仕組み化したい…
って悩んだことはないですか？
仕事をする以上、できるだけ楽に早く成果をあげたいと
全ての人が思うのではないでしょうか。
そんな方のために、
今日は「仕組み仕事術５選」をご紹介します。
思考系と作業系に分ける
タスクを「思考系」と「作業系」に分けましょう。
脳のゴールデンタイムと呼ばれる朝の時間は、
頭が疲れていないので、考えることに時間を使うと良いです。
朝一は夜の4倍の効率があると言われています。
・朝は脳が疲れていない →思考系
・夕方は疲れてきている →作業系
のように、時間帯で分けると効率的です。
ルーチンワークを自動化
「繰り返し行う定型化した業務」は自動化していきましょう。
例えば、毎月の振り込みはクレジットで自動引き落としに変更したりと
できるだけ仕事が自動で終わるようにします。
業務に関すること以外でも自動化することによって
時間を作り出すことができます。
例えば、ルンバで掃除の時間を短縮したり、
全自動の洗濯機で乾燥までやってしまったりと
家事のルーチンも短縮することによって仕事に使う時間を増やすことができます。
メール処理のルールをつくる
メール処理は「仕分け」が大切です。
郵便受けと同じで、３パターンに分けます。
みなさんは郵便受けに入っている書類を受け取ったら、
まず何をしますか？
いらないもの（チラシ）などはすぐに捨ているものだけ残す。
そして、その後すぐ終わるものと時間がかかるものに分けて対応しませんか？
それと全く同じです。
メールが来たら3つに分類してフォルダ分けしてください。
１、不要なので捨てる
２、すぐ開いて処理
３、後で処理 → ToDoリストへ
この仕分けをちゃんとやるだけで仕事はとても早く終わります。
ポイントは一度見たメールを2回見ないということです。
1回目で見た時に分類をしていれば、
いらないものを2回も見なくて済みます。
TO DOリストで一元管理
タスクは一元管理が基本です。
タスク管理アプリなどで一箇所にまとめます。
仕事ができない人は、アプリで管理しているのにも関わらず、
PCに付箋が貼っていたりしてタスクがバラバラのところに置かれています。
ちなみに、やまざきはgoogleのスヌーズやスターを使って、
gmail自体でTodoリストを作っています。
メールからTodoリストに入れる時間すら短縮しようと、
メール自体をTodoリストにしちゃった感じです。
人に仕事を任せる
「自分がやったほうが早い」を辞めましょう。
自分でなくてもできることはどんどんタスクを投げていきましょう。
この「人に任せる」をできない人が本当に多いです。
自分が思っている以上に周りの方は優秀ですので、
たくさん任せてみてください。
ただ、ポイントは「任して任せず」です。
任せたことができているかのチェックは自分でやりましょう。
全て丸投げでチェックしないと、たまに大変なことが起きます。笑
まとめ
「仕組み仕事術５選」いかがでしたでしょうか？
① 思考系と作業系に分ける
② ルーチンワークを自動化
③ メール処理のルールをつくる
④ TO DOリストで一元管理
⑤ 人に仕事を任せる
ひとつずつ仕組みにしていくことで
自動で終わって楽になったり、スピードが速くなったりしていきます。
ぜひ具体的にやってみてくださいね。
ではまた！
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